Cómo estructurar una buena base de datos de recambios

Por Daniel Pinalla, Director de Soporte a Clientes de Isi Condal

Tomarse tiempo en definir la estructura que la base de datos de artículos debe tener es una de las mejores inversiones que cualquier Distribuidor de recambios multimarca puede hacer. A riesgo de parecer un poco abuelo Cebollleta… en los más de 25 años de experiencia en Soporte a clientes de Isi Condal, he observado que una de las claves del éxito en la gestión de cualquier negocio de recambios está en ese trabajo previo de análisis y definición de la base de datos en la que se organizan las referencias. En este post os comparto mis reflexiones sobre ello, espero seros de utilidad.

1. Realista y fácil de mantener: características imprescindibles de una buena base de datos de referencias

Cuando se establecen los criterios para estructurar una base de datos, debemos ser realistas y no intentar montar un esquema que después nos resulte completamente difícil de mantener y que además no nos aporte nada o dificulte el análisis de la información:

• De nada sirve crear muchas familias si posteriormente nadie utiliza esa información para analizar ventas o compras.
• El exceso de información dificulta el análisis y la posibilidad de establecer condiciones económicas de descuentos, definiciones de ofertas, campañas, rapeles, etc.
  Por contra, una buena organización de vuestras referencias, os permite utilizar herramientas de tipo «business intelligence» y obtener información agrupada en cuadros de mando fáciles de interpretar.

2. El mercado importa: definir la estructura de la base de datos con la lógica de los Fabricantes

No tiene sentido montar una estructura que, pese a que sea muy completa y correcta, rompa con las estructuras que los propios Fabricantes aportan a través del envío de sus ficheros de artículos. Si la estructura de nuestra base de datos y la de los Fabricantes es muy diferente, esto nos obligaría a mantenimientos de datos de forma manual. En consecuencia, aumenta la posibilidad de error y el coste en tiempo y dinero.

A favor de adoptar la estructura habitual de los Fabricantes hay que decir que estos normalmente ya tienen estructurada su información para que dé cobertura a sus condiciones de venta al número máximo de Distribuidores. Se trata pues de aplicar dicha estructura traduciéndola a nuestras propias necesidades. En esa adaptación entra en juego la organización interna de cada Distribuidor de recambios.

3. El Grupo importa: definir la estructura de la base de datos con un criterio común

Puede parecer una obviedad, pero hay que tenerlo en cuenta: si pertenecéis a un Grupo de compra es importante mantener un criterio común de cara a unificar reportes. Estos informes os permitirán presentar cifras conjuntas para poder negociar en mejores condiciones con los Fabricantes.

4. Establecer un criterio propio de estructuración de la base de datos y mantener ese criterio

Adoptando como punto de partida la estructura de base de datos habitual en el mercado o la de vuestro Grupo de compra, es importante analizar y saber unificar en un criterio propio las diferentes estructuras de cada Fabricante. Esto os permitirá analizar líneas de productos independientemente de la marca del mismo.

Además, hay que decir que no es suficiente con el análisis inicial de la estructura de la base de datos. Se debe establecer un equipo o persona responsable de mantener la información según el criterio definido en vuestro negocio. Si no es posible, como mínimo hay que redactar un documento que defina vuestra política de estructuración de base de datos y poner este documento en conocimiento de todos los usuarios implicados. Y concienciar a todos los usuarios de que nada sirve haber realizado el esfuerzo inicial de estructuración si posteriormente no se respetan las pautas establecidas.

5. La estructura de la base de datos y el software de gestión

El Software de gestión que utilizáis influye, para bien o para mal, en la estructura de la base de datos. En muchas ocasiones los datos suelen arrastrar vicios de estructura causados por el software donde fueron creados y que por falta de tiempo no han sido solucionados en los diferentes cambios de sistema de gestión que ha tenido la empresa.

Así pues, un cambio de sistema de gestión es buen momento para depurar y reclasificar los datos. Manos a la obra y fuera pereza: la implantación de nuevo ERP es el mejor momento para resolver errores y empezar con el mejor pie.

En caso de que queráis iniciar o estéis ya en ese proceso de modificación del sistema de gestión global, mis recomendaciones son:

• Crear íntegramente los catálogos de aquellas gamas de recambios que distribuís, teniendo en cuenta que dicha información debe ser mantenida para evitar dar respuestas erróneas o desactualizada a los clientes
• Dado que la gran mayoría de los Fabricantes facilitan la información de sus artículos en soportes que podéis tratar sin dificultad, os recomiendo crear la totalidad de las referencias de una marca. Esto no significa que debáis volveros locos y crear todas las marcas que existen en el mercado ya que la información debe mantenerse posteriormente (la información desactualizada no es información).
• Solicitar a los Fabricantes las equivalencias y establecer los cruces en vuestro sistema de gestión ya que esto os ayudará a:
  • Poder dar respuesta a las consultas de los clientes y ofrecer alternativas para no perder ventas.
  • Utilizar las equivalencias para reducir existencias, es decir, no reponer si se cubre la necesidad con una marca alternativa.
  • Unificar consumos en familias y poder comprar una marca teniendo en cuenta consumos de marcas equivalentes.
  • A la hora de incluir la información de los Fabricantes en vuestro Software de Gestión, es muy útil tener conocimientos en herramientas ofimáticas que os permitan modificar de forma masiva la información facilitada por los Fabricantes. Esto os hará ganar tiempo.