Ideas para automatizar procesos en Distribución de recambios

Por Daniel Pinalla, Director de Soporte a Clientes de Isi Condal

Dar soporte a nuestros clientes es un lugar privilegiado para saber sobre cómo se organiza un negocio de Distribución de recambios. Recogemos día a día un montón muy diverso de necesidades y aportamos una cosecha no menor de soluciones que incorporamos a nuestro Software especializado.

Dentro de estas soluciones, las que más valora cualquier profesional (del Aftermarket o no) son las que permiten a una empresa automatizar procesos, ser más eficientes para ser más competitivos. Y de ahí la idea de escribir este post: me gustaría aportar algunas ideas que os permitan reducir costes y tiempos de gestión.

1. Qué necesitáis para automatizar procesos

Para automatizar procesos de trabajo necesitáis: Software y Organización interna. Escribo los dos conceptos con mayúsculas porque ambos son igualmente necesarios y, además, son interdependientes. Tener un Software de Gestión que os permite automatizar procesos no sirve de nada si el Equipo no está organizado para asumir de forma automatizada los procesos y, además, tener el convencimiento de hay que confiar en esa automatización para llevar a cabo ciertas tareas. Es como tener una Thermomix y no utilizarla, de poco vale, no hace la compra ni cocina sola.

A continuación, reviso algunos ámbitos del trabajo de un recambista en los que la automatización de los procesos es posible y deseable.

2. Automatización en Gestión de stocks y delegaciones

Para cualquier empresa de Distribución de recambios es fundamental mantener un stock informático ajustado al stock real. Eso crea la base para una adecuada gestión de los departamentos de Compras y Ventas.

El software que utilizáis y el equipo del Almacén tienen que estar alineados para llevar a cabo tareas periódicas de recuento sobre conjuntos de artículos seleccionados por diferentes criterios (ubicación, rotación, clasificación ABC, tipología, etc.). Estas tareas periódicas de recuento deben lanzarse de forma automática y también contar con herramientas que permitan automatizar los recuentos, como el uso de PDAs.

Los inventarios periódicos y un uso sistemático de PDAs para todas las entradas y salidas de material os aseguran un stock informático fiable, que responde al stock real y reduce considerablemente los errores.

3. Automatización en Gestión de stocks y delegaciones

Vuestro Software debe trabajar con criterios que permitan de forma automática calcular el stock ideal que cada delegación debe estocar en función de su propio consumo y necesidades. Y para sacarle 100% partido a esta automatización en el cálculo de stock y ser más ágiles en vuestros procesos logísticos, es muy recomendable implantar almacenes reguladores dentro de vuestro entramado de almacenes o sucursales de la empresa.

4. Automatización en Gestión de expediciones

La media de envíos a clientes es muy elevada en un negocio recambista: Fernando López de GIPA nos daba en la Jornada CIRA de 2018 una cifra de 33 envíos al día (1 cada 15 minutos).

En ese día a día que tan bien conocéis, se impone la necesidad de automatizar al máximo cualquier aspecto relacionado con las entregas y recogidas: por ejemplo, la actualización automática del estado de los pedidos o la integración automática de albaranes firmados en el software de gestión. Lo ideal para ello es utilizar un software de movilidad vinculado a vuestro ERP.

5. Automatización en Gestión de Compras

Las Compras son los cimientos de la empresa, cuanto más fácil y robusto sea el funcionamiento de esta área, mejor que mejor. Aquí la automatización puede aplicarse en diferentes fases de los procesos de compra y evita errores manuales:

• Cálculo automático de cantidades a solicitar a proveedor: seréis mucho más eficientes, si el software de gestión puede calcular de forma automática vuestras necesidades de compra. Ganaréis tiempo para que el equipo de Compras se libre de una tarea tediosa y pueda así destinar su tiempo a otros menesteres más creativos y que exijan más intervención personalizada, como la negociación con proveedores.
• Automatización en la gestión de albaranes y facturas de compra: como en el caso anterior, si automatizáis la integración de albaranes y facturas, aligeráis la carga de trabajo del equipo de Compras y facilitáis su labor diaria.

6. Automatización en Gestión de Ventas

Si las Compras son los cimientos de la empresa, las Ventas son sin duda el motor y merecen también un trato de excepción beneficiándose de la automatización de procesos. En este sentido, os lanzo 3 propuestas de automatización para mimar e impulsar a vuestro equipo Comercial:

• Actualizar automáticamente las tarifas: os recomiendo utilizar un software de gestión que os permita automatizar la actualización de tarifas, ahorraréis mucho tiempo/dinero dado el volumen de referencias que manejáis.
• Facilitar la gestión de llamadas del Call center con medidas como, por ejemplo, la identificación automática de clientes por centralita integrada.
• Implantar un CRM que calcule para los Comerciales de forma automática cómo van sus ventas en relación a sus objetivos.

7. Automatización en Contabilidad

No me olvido de los sufridos integrantes del equipo de Contabilidad. Para ellos, os recomendaría automatizar en lo máximo vuestras obligaciones con la Agencia Tributaria (SII, modelo 347), el control del tesorería (norma 43) y el control de riesgos, con mecanismos automáticos de información y bloqueos de ventas por control de riesgos.

Espero que este puñado de ideas sobre automatización de procesos os hayan sido inspiradoras. Para mí ha sido un placer compartirlas con vosotros. Hasta la próxima.