Depuis quelque temps, l’utilisation des Pocket PC ou PDA (Personal Digital Assistant ou Assistant Numérique Personnel en français) marque un tournant dans la gestion logistique de toute entreprise. Dans le cas des distributeurs de pièces détachées, avec un nombre élevé de références disponibles et de commandes préparées par jour, l’utilisation de dispositifs comme les Pocket PC est particulièrement recommandée.
Dans cet article, nous passerons en revue la question de l’utilisation des Pocket PC pour la gestion des entrepôts et notamment les processus logistiques qui peuvent être réalisés avec un lecteur de codes à barres, ainsi que les avantages de son utilisation, les changements dans le processus de travail ou encore l’organisation physique qu’il implique. Enfin, nous verrons comment le Pocket PC peut être connecté à un ERP pour une gestion intégrée de l’activité des distributeurs de pièces détachées.
Processus logistiques et avantages d’un Pocket PC pour les distributeurs de pièces
En entrepôt, le Pocket PC est intégré dans la plupart des processus de prélèvement et de réapprovisionnement :
- Préparation des commandes pour le client final : picking, validation et expédition
- Autres sorties de marchandises : retours fournisseur, transferts entre entrepôts
- Contrôle des stocks et de l’inventaire
- Réception des commandes
Les principaux avantages de l’utilisation des Pocket PC dans tous ces processus sont la rapidité, la productivité ainsi que la réduction des erreurs, et ce pour des raisons évidentes : en s’appuyant sur un appareil, la marge d’erreur de la gestion manuelle est éliminée et le travail est facilité.
Exemple : les données de localisation des références dans un entrepôt (emplacements) sont récoltées avec le Pocket PC en une seule étape. Ainsi, il n’est pas nécessaire qu’une autre personne intervienne ensuite pour saisir les données de localisation réelle dans le système de gestion.
Autre exemple de l’utilisation d’un Pocket PC : après extraction de la marchandise, vous pouvez effectuer une validation supplémentaire de la commande du client, avant qu’elle ne soit expédiée. Cela permet avant tout d’éviter les retours tant redoutés et les pertes qu’ils causent.
Par ailleurs, les avantages d’un Pocket PC incluent :
- La meilleure traçabilité des produits : vous pouvez savoir en temps réel à quel moment du processus de préparation ou de réception se trouve une référence particulière.
- La facilité de formation du personnel et la simplification de la gestion : l’équipe travaillant dans l’entrepôt ne doit pas nécessairement être composée de spécialistes de la distribution de pièces détachées. Ce profil spécifique peut être alors réservé au service téléphonique ou au comptoir pour prendre note des commandes et réduire le pourcentage de commandes retournées.
Quels sont les changements engendrés par les Pocket PC dans les tâches des distributeurs de pièces ?
Un des changements fondamentaux réside dans la gestion centrée autour des commandes. En effet, celles-ci sont classées en fonction du processus de préparation et du type de livraison. Ainsi, une méthode de classification possible ressemblerait à ceci :
- Commandes urgentes
- Commandes par itinéraire
- Commandes par agence de transport
Pour chaque type de commande, différents protocoles peuvent être adoptés en termes de validation, d’extraction et d’expédition. Le Pocket PC, quant à lui, vous informera automatiquement de l’état de préparation de chaque commande et permettra d’imprimer les bons de livraison pour le client.
La conséquence la plus visible de l’utilisation du Pocket PC en entrepôt est la souplesse des flux de travail :
- L’état d’avancement du travail dans l’entrepôt étant suivi en temps réel, le personnel peut facilement passer de la préparation des commandes au dépôt des marchandises. Ainsi, les tâches peuvent être adaptées rapidement car des informations fiables sont disponibles pour prendre des décisions et travailler efficacement.
- Les informations en temps réel entre la réception et la préparation des commandes permettent de traiter immédiatement les demandes des clients. Cela est par ailleurs très utile dans la distribution de pièces détachées car les délais de livraisons ont tendance à se raccourcir de plus en plus pour satisfaire les demandes des clients.
Et quels changements concernant l’organisation physique de l’entrepôt ?
Tout d’abord, vous devez vous assurer que vous disposez d’une connexion Wi-Fi ou 3/4G pour relier le Pocket PC à vos bases de données. En effet, la qualité de connexion doit être optimale afin de disposer d’informations en temps réel sur votre entrepôt.
Deuxièmement, tous vos produits et emplacements doivent être étiquetés :
- Produits : la plupart d’entre eux sont déjà étiquetés par le fournisseur. Si ce n’est pas le cas, assurez-vous de le faire dès la réception pour éviter toute erreur manuelle.
- Emplacements : l’ensemble de l’entrepôt doit être étiqueté avant de commencer à travailler avec votre Pocket PC. La taille minimale de l’étiquette dépendra par exemple de la longueur des bacs et ne devrait pas dépasser 15 chiffres.
Lier son Pocket PC et son ERP : le cas de Winpro Pièces
Tout ce qui a été mentionné précédemment ne serait pas d’une grande utilité si le Pocket PC n’était pas lié à votre système de gestion. Dans le cas de notre ERP Winpro Pièces, il existe un module spécifique avec Ino’Scan (un Pocket PC Infopro Digital Automotive). Ce dernier dispose par exemple des fonctionnalités suivantes :
- Saisie des inventaires
- Enregistrement des pièces dès réception
- Préparation des commandes clients et édition des bons de livraison
- Edition des étiquettes codes-barres pour chaque article
- Lecture des codes-barres
- Contrôles ponctuels pour correction des écarts entre stock virtuel et réel
Tous les processus peuvent donc être réalisés au moyen de codes-barres, ce qui améliore les différentes tâches logistiques :
- Inventaires et contrôle des stocks : meilleure fiabilité
- Réception des marchandises : plus de rapidité et avec moins d’erreurs de localisation ainsi qu’un contrôle plus efficace des différences entre les marchandises facturées et reçues.
- Préparation des commandes : plus de rapidité et avec moins d’erreurs
- Contrôle des utilisateurs : plus d’efficacité car toutes les lignes préparées par les utilisateurs sont enregistrées et peuvent être analysées ou classées par type (stocks, emplacements par achats entrants, retours clients, extractions de commandes clients, etc.)